späť

POUŽÍVATE DOCHÁDZKOVÝ systém?

Každý z nás sa už pravdepodobne stretol s určitou formou dochádzkového systému. Či už v škole pri podpisovaní sa do prezenčných papierov, alebo v práci počas zaznamenávania ranného príchodu. Existuje veľmi veľa možností, ako sledovať dochádzku ľudí, a tým zvýšiť efektivitu práce.

Prečo používať dochádzkové systémy?

Viaceré anonymné prieskumy dokazujú, že približne 80 % zamestnancov sa priznalo ku klamstvu pri zapisovaní svojej dochádzky. Teda uvádzali nadhodnotené údaje, čím pripravovali firmu o nemalé peniaze. Zavedenie automatizovaného systému na evidenciu príchodov a odchodov by malo viesť k vyššej produktivite na pracovisku. Okrem evidencie dochádzky je možná integrácia do iných interných systémov slúžiacich napríklad k plánovaniu dochádzky, výpočtu mesačnej mzdy či rozdeľovaniu pracovných úloh.

Typy dochádzkových systémov

Väčšinu momentálne existujúcich systémov na monitorovanie dochádzky je možné začleniť do týchto kategórií:

  • Manuálne systémy

Ľudia si sami manuálne zapisujú strávený čas na istom mieste, či už formou zapisovania na papier, alebo nahadzovania údajov do tabuliek. Ostatní teda majú prehľad o ich dochádzke. Takýto typ dochádzkového systému je prehľadný asi len v malých prevádzkach, no stále sa často používa hlavne v školských zariadeniach. Pri väčších firmách je tento spôsob monitorovania dochádzky neprehľadný a môže viesť k nepresnostiam.

  • Automatizované dochádzkové systémy

Automatizované dochádzkové systémy sú v súčasnej dobe asi najpoužívanejšie. Veľakrát je to spojenie hardvérového zariadenia, ktoré komunikuje so softvérovým systémom. Na označenie príchodov a odchodov sa používajú rôzne typy prístupových kariettokenov. Tieto údaje sa prenesú do interného systému, v ktorom ich môžu sledovať zamestnanci aj zamestnávatelia. Aj napriek zautomatizovaniu monitorovania dochádzky je stále možné, aby si ju zamestnanci označovali navzájom. Ďalším problémom tohto riešenia je, že karty či tokeny zamestnanci neraz zabudnú alebo stratia.

  • Biometrické dochádzkové systémy

Najinteligentnejším a najefektívnejším riešením je používanie biometrie pre zaznamenávanie dochádzky. Používajú sa k tomu unikátne biologické vlastnosti človeka, ako napríklad odtlačky prstov, vzor očnej dúhovky či dokonca hlas. Tieto údaje sa ďalej prenášajú do systému, s ktorým môžu zamestnanci pracovať. Takýto systém je spoľahlivý a je užitočný hlavne pre veľké firmy, v ktorých sa dochádzka ľudí prísne sleduje. Nevýhodou tohto riešenia je uchovávanie priamych osobných údajov zamestnancov.

dochadzka-zamestnancov-prehlad-tabulka-lekar-volno-obed-odchod-prichod
Zdroj: Fingera

Výhody používania dochádzkových systémov

  • Menej času stráveného pri mzdách

Základným benefitom používania dochádzkových systémov je zjednodušenie práce so mzdami zamestnancov. Hodiny, ktoré strávia zamestnanci v práci, nie je potrebné manuálne počítať. Toto vylepšenie ušetrí čas zamestnancom aj HR oddeleniu a môžu sa radšej sústrediť na relevantnejšie úlohy.

  • Prevencia proti podvádzaniu

Podvádzanie zahŕňa všetko: od dlhších obedov, skorých odchodov až po zapisovanie neprítomných kolegov. Nemusí ísť však o cielené podvádzanie, veď ako sa hovorí, mýliť sa je ľudské. Ale práve používaním inteligentných dochádzkových systémov sa dá predísť takýmto situáciám.

  • Informovanosť zamestnancov

Pamätať si presne čas príchodu a odchodu každý deň je takmer nemožné. No pri používaní dochádzkového systému je možné tieto dáta sledovať. A nielen príchody a odchody, ale aj dovolenky a iné rôzne absencie. Tým pádom sa omnoho lepšie plánujú pracovné úlohy.

  • Zlepšenie pracovnej morálky

Kombinácia spomenutých výhod vedie k zvýšeniu produktivity a morálky zamestnancov. Nadriadení trávia menej času pri počítaní dochádzky a plánovaní a môžu sa venovať zlepšovaniu výkonov a procesov. Pri automatickom vyhodnocovaní dochádzky nedochádza k chybám, ktoré by mohli zamestnancov demotivovať pri ich ďalšom pracovnom výkone.

  • Zvýšenie bezpečnosti

Používanie prístupových kariet, tokenov či biometrických vlastností pri príchodoch a odchodoch zvyšuje fyzickú bezpečnosť objektov. Okrem toho je možné sledovať, kedy a kto sa nachádzal v priestoroch, čo môže pomôcť pri riešení bezpečnostných incidentov a slúžiť k identifikácii osôb nachádzajúcich sa v budove pri požiari.

Na záver

V priebehu času sa dochádzkové systémy vyvinuli zo zapisovania na papier až k používaniu biometrických vlastností ľudí. Okrem iného zjednodušujú zbieranie a prácu s dochádzkami. Zavedenie dochádzkového systému v školách, firmách či závodoch zvyšuje celkovú produktivitu zamestnancov a je prínosom pre všetky zúčastnené strany. Efektívne šetrí čas, odstraňuje chyby v mzdách a uľahčuje plánovanie úloh.